Comment définir les priorités, gérer son temps et bien s'organiser ? | Se maintenir en activité

travail et gestion du temps, travail et organisation

Savoir bien s'organiser et gérer son temps de travail de manière optimale sont utiles non seulement pour mieux s'épanouir dans son travail, mais également pour améliorer sa qualité de vie en général.

On sait, depuis le général Eisenhower, que l'organisation du temps repose sur notre capacité à définir les priorités.

Pour y parvenir, ce grand militaire proposait une matrice permettant de classer aisément les tâches selon un double critère: l'urgence et l'importance.

Deux notions à prendre toutefois avec des "pincettes" car elles mettent en jeu une forte subjectivité:

- Les personnes dans le feu de l'action ont tendance à considérer que tout est urgent. Or, l'imprévu peut survenir, mais de façon marginale dans un emploi du temps bien conçu. Invoquer l'urgence est donc soit un signe de mauvaise organisation ou d'une interprétation trop extensive de ce qu'elle signifie: qui ne souffre point de retard et qui nous place dans la nécessité.

- Les personnes qui effectuent une tâche gratifiante ont tendance à considérer que ce qu'elles font est important. Cette dimension affective empêche de voir ce qui caractérise en réalité l'importance : ce dont les effets sont grands et de la valeur eu égard à un projet précis ou à un objectif recherché.

Définir les priorités et les classer selon la matrice d'Eisenhower

- Les problèmes

Ce sont eux qui réunissent les deux critères d'importance et d'urgence. Il est necessaire de bien s'organiser et d'agir immédiatement dans une situation de péril pour l'entreprise. Il s'agit typiquement d'une situation de crise ou de grave dysfonctionnement à laquelle il faut remédier sans délai.

- La stratégie

Il s'agit des actions importantes, mais non urgentes: on peut y regrouper toutes les tâches stratégiques pour l'entreprise comme l'organisation, la formation, la planification stratégique, la réflexion en général, etc.

- Le quotidien

Il se reconnaît dans un lot de choses peu importantes mais urgentes. Le quotidien mêle à la fois les tâches routinières et le cortège de grains de sables qui s'interposent et font obstacle à leur accomplissement: les mails, les téléphones, les visiteurs inopinés…

Il ne faut pas oublier que gérer son temps de travail au quotidien et savoir évaluer le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche font partie des clés pour l'obtention d'un bon résultat.

- L'humain

Il se déploie, dans notre aptitude foncière à nous distraire, quantités d'activité qui n'ont aucune urgence, ni importance - parfois seulement en apparence - mais auxquelles nous prêtons attention et accordons beaucoup de temps. Lire, boire un café avec un collègue pour parler de tout et de rien, décorer un bureau, s'occuper de choses personnelles, se détendre, etc.

A chacun sa matrice idéale, bien sûr, car tout dépend des qualités et besoins de chacun. Néanmoins, celle-ci constitue déjà une première base assez objective pour définir les priorités et juger de leur importance. Cependant, il n'est pas naturel d'agir dans l'urgence. Le stress qui en découle présente un risque.

Les personnes habituées aux situations d'urgence (pilotes, chirurgiens, secouristes...) sont très longuement entraînées à bien s'organiser et à définir les priorités. Selon les procédures, elles accomplissent ce qu'elles ont appris à faire dans un contexte de calme et de réflexion.

Gérer une situation dans l'urgence suppose que vous ayez, de longue date, bien défini vos priorités et vos outils.

Comment lutter contre le quotidien?

Tout ce qui peut tourner mal, tourne mal. C'est la loi de Murphy, familièrement connue sous le nom de "loi de l'emmerdement maximum". Le quotidien appelle sans arrêt vigilance et, surtout, un effort particulier de conception des tâches et des objectifs. Au fond, tout est écrit dans la stratégie qui contient tous les effets de productivité d'une entreprise.

Quelques principes simples et permettant de bien s'organiser doivent néanmoins être posés. Ceux-ci sont à moduler au regard de sa fonction, du périmètre de son poste et de ses obligations.

Gérer son temps et être à l'heure

Faire une liste de tâches, définir celles qui ont un début et une fin, définir les conditions d'exécution de façon réaliste.

Eviter de papillonner lorsque vous accomplissez une tâche précise et délimitée dans le temps : internet, coup de fil à des amis, et tout ce qui peut vous distraire de votre objectif du moment.

Saisir les opportunités

A quoi bon tenter de joindre au téléphone des clients ou fournisseurs le vendredi après-midi ou commencer une tâche ardue en fin de journée? Personne ne s'y risque.

Nos communications sont une source de gaspillage, mais aussi de gain de temps : tout dépend à qui l'on s'adresse et dans quel contexte. Qualifier son interlocuteur en fonction de la problématique rencontrée est fondamental.

C'est un exercice qui demande de développer un sens de l'opportunité.

Parler à l'homme qui a vu l'homme qui a vu l'ours, ne fera pas avancer le sujet.

En revanche, un regard extérieur peut aider à débloquer une situation dans laquelle l'on a plus assez de recul. Tout dépend des circonstances.

Faciliter le travail d'autrui

En formalisant très clairement sa demande et en hiérarchisant les points qui la composent, on facilite le travail des autres. Une demande simple et concrète permet de poser un délai d'avancement sur chaque dossier et de planifier comment la question sera traitée auprès de chaque interlocuteur.

Lever de doute

Une fois formalisée, une demande n'est pas pour autant claire aux yeux de tous. Rien n'est évident, sauf à le rendre tel.

Il faut donc dire les choses franchement : je ne sais pas, je ne comprends pas, je ne peux pas répondre dans les délais impartis.

Négocier un délai, savoir dire non font partie de la bonne et saine organisation du temps.

Car toute la difficulté vient de ce que nos actions se déroulent sur plusieurs axes, impliquant des chronologies spécifiques et des rigidités horaires et temporelles différentes.

Réviser les règles de fonctionnement

En cas de difficulté ou de conflit, il faut chercher très rapidement à établir de nouvelles règles de fonctionnement pour éviter les dysfonctionnements ou les crises qui en résultent.